新版标准对形成文件信息的总的要求,首先要形成新版标准要求的形成文件的信息,在组织质量管理体系运行过程中,只具备新版标准要求必须的形成文件的信息的部分可能不能完全保证质量管理体系的有效运行,根据组织的规模、活动、过程、产品和服务的要求、过程的复杂程度及其相互作用、人员能力,有些方面还需要形成文件的信息,以保证质量管理体系的有效运行。对于不同的组织,其形成文件的信息的多少与详略程度可以不同。如:设计院可根据其组织情况制定设计和开发的形成文件的信息;大型企业集团可根据其组织情况制定详细的人力资源规划和培训,也可能需要制定各个分公司统一的质量管理制度和生产制度。
所谓质量管理实际上就是对产品的设计开发、原材料购进、生产过程、终产品的检验以及产品投放到市场以后进行监控和管理的过程。如果生产出来的产品达不到市场需要的要求,那么生产与研发也就变成了一个毫无意义的过程,因此它是一个企业生存的根本。
有针对性地宣传和贯彻质量体系文件。使全体职工认识到新建立或完善的质量体系是对过去质量体系的变革,是为了向国际标准接轨,要适应这种变革就必须认真学习、贯彻质量体系文件;
实践是检验真理的标准。体系文件通过试运行必然会出现一些问题,全体职工立将从实践中出现的问题和改进意见如实反映给有关部门,以便采取纠正措施;
质量管理体系的组织结构,与所谓的公司行政架构存在一定的差别,具体体现在公司的行政架构分为层、管理层、执行层,是为了公司正常运转所配套的各个部门。